Vedtægter for Vejlauget ‘Borgevej’,

2800 Kgs. Lyngby

 

§1 Navn og Hjemsted

Stk. 1. Foreningens navn er ”Vejlauget Borgevej” (herefter ”Foreningen”)  og dens hjemsted Lyngby-Taarbæk Kommune.

Stk. 2. Foreningens adresse er formandens adresse.

§2 Formål

 Stk. 1. Foreningens formål er at varetage medlemmernes fælles interesser vedrørende Borgevej som privat fællesvej. Borgevej er selvstændigt udmatrikuleret som matr. Nr. 191 Kgs. Lyngby By. Kgs. Lyngby.

Stk. 2. Fælles interesser er konkret færdselstavler og afmærkninger, vejbelægning- og kantstensvedligehold/fornyelse, renholdelse, vedligeholdelse og fornyelse af vejbrønde og deres stikledninger samt snerydning og glatføre bekæmpelse samt alle andre pligter der følger af privatlovens § 44 med senere ændringer. Alle andre interesser vedrørende vej, fortov, indkørsler m.m. varetages af de enkelte ejendommes ejere.

Stk. 3. Foreningen påtager sig opgaven med at sikre vedligehold, men ansvaret er den enkelte vejretshavers, der via sin personlige ansvarsforsikring er dækket for dette ansvar.

Stk. 4. Foreningen er berettiget og forpligtet til i overensstemmelse med nærværende vedtægter at opkræve fællesbidrag hos medlemmerne i henhold til et vedtaget budget, betale Foreningens fællesudgifter og sørge for fornyelse og vedligehold i det omfang, sådant må anses for påkrævet.

§3 Medlemmer

 Stk. 1. Berettigede medlemmer af Foreningen er alle ejere af ejendomme med adresse på Borgevej samt ejendomme med anden adresse end Borgevej men med vej-ret til Borgevej.

Stk. 2. Medlemmer er de til enhver tid værende ejere af ejendomme indenfor Foreningens område, jf. § 3, stk 1, som har meldt sig ind i Foreningen. Ved ejerskifte ophører medlemskabet. Den tidligere ejers forpligtelser over for Foreningen ophører dog først, når den nye ejers skøde er endeligt tinglyst uden præjudicerende retsanmærkninger, og når samtlige forpligtelser og restancer pr. overtagelsesdagen er opfyldt og betalt.

Stk. 3. Skulle grundejere eller grundejere med vejret til Borgevej vælge ikke at være medlem af Foreningen, skal de selv stå for al vedligehold af vejbelægning, kantsten, afvandingssystemer etc. Ud for deres matrikel jævnfør vejlovens § 44. I tilfælde af manglende vedligehold vil kommunens eller andre øvrigheders påbud, bøder eller lignende påhvile den pågældende.

Stk. 4. Medlemmerne skal sørge for, at bestyrelsen altid har én gældende mail-adresse eller tilsvarende digital kommunikation pr husstand. Medlemmerne har selv ansvaret for, at underrette bestyrelsen om ændringer i oplysningerne.

§4 Tegning og Hæftelse

 Stk. 1. Foreningen forpligtes udadtil ved underskrift af formanden og et bestyrelsesmedlem i forening.

Stk. 2. Medlemmerne er berettigede og forpligtede over for Foreningen således, at hver matrikel indgår i Foreningen med én andel og én stemme. Medlemmerne hæfter pro rata for Foreningens forpligtelser.

§5 Generalforsamling

 Stk. 1.Foreningens øverste myndighed er en generalforsamling.

Stk. 2. Generalforsamlingen afholdes i hjemstedskommunen, men kan dog afholdes som video, skriftligt, pr e-mail eller anden passende form.

Stk. 3. Foreningens ordinære generalforsamling afholdes hvert år inden udgangen af Maj måned.

Stk. 4. Indkaldelse af medlemmer til Foreningens ordinære generalforsamling skal ske skriftligt eller pr e-mail af bestyrelsen med et varsel på mindst 2 uger.

Stk. 5. Indkaldelsen skal angive tid og sted eller medie for generalforsamlingen samt en dagsorden der som minimum skal omfatte følgende punkter:

1. Valg af dirigent.
2. Formanden aflægger årsberetning for det forløbne år.
3. Kassereren fremlægger årsregnskab og status med påtegning af revisor til general-forsamlingens godkendelse.
4. Behandling af indkomne forslag.
5. Fastsættelse af kontingent og godkendelse af budget for det kommende år.
6. Valg af bestyrelse.
7. Valg af revisor (hvert andet år).
8. Eventuelt

Stk. 6. Med indkaldelsen skal følge det reviderede regnskab for det forløbne år samt forslag til budget for det kommende år.

Stk. 7. Forslag til behandling på generalforsamlingen skal være indgivet skriftligt til formanden senest 7 dage før generalforsamlingens afholdelse.

Stk. 8. Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når et flertal i bestyrelsen finder det nødvendigt, eller hvis 10% af medlemmerne kræver en bestyrelsesbeslutning indbragt for en generalforsamling.

Stk. 9. Indkaldelse af medlemmerne til en ekstraordinær generalforsamling sker skriftligt af bestyrelsen med et varsel på mindst 2 uger.

Stk. 10. Med indkaldelsen skal følge det eller de forslag, der har givet anledning til den ekstraordinære generalforsamling.

Stk. 11. Generalforsamlingen vælger en dirigent, der afgør, om generalforsamlingen er lovlig indkaldt og beslutningsdygtig, og som leder forhandlingerne og afgør alle spørgsmål vedrørende sagernes behandlingsmåde, stemmeafgivning og dennes resul-tat.

Stk. 12. Dirigenten skal, når blot ét medlem forlanger det, lade foretage skriftlig af-stemning som kan foretages pr. mail.

Stk.13. Alle medlemmer har stemmeret på generalforsamlingen enten ved fremmøde eller pr mail. Hver ejendom repræsenterer én stemme. Stemmeretten kan udøves af et medlem eller af en myndig person, som medlemmet skriftligt har meddelt fuldmagt til. Fuldmagt kan udstedes skriftligt eller pr e-mail. Medlemmer i restance har ingen stemmeret på generalforsamlingen.

Stk. 14. Beslutninger på generalforsamlingen træffes ved simpelt stemmeflertal.

Stk. 15. Til beslutninger om væsentlige forandringer eller forbedringer af fælles anlæg og tilbehør eller om salg af væsentlige dele af disse kræves dog et kvalificeret flertal på mindst 2/3 af samtlige stemmeberettigede medlemmer i Foreningen efter antal medlemmer og efter fordelingstal.

Stk. 16. Såfremt forslaget uden at være vedtaget efter bestemmelsen i stk. 15 har opnået tilslutning fra mindst 2/3 af de fremmødte og repræsenterede stemmer, afholdes en ny gene-ralforsamling inden 14 dage, og på denne generalforsamling kan forslaget – uanset antallet af fremmødte – vedtages med mindst 2/3 af de afgivne stemmer efter antal medlemmer og efter fordelingstal.

Stk. 17. Generalforsamlingens beslutninger nedfældes i et referat, der godkendes af dirigenten, og udsendes til samtlige medlemmer.

§6 Bestyrelsen

 Stk. 1. Bestyrelsen består af 3-5 medlemmer, der vælges på generalforsamlingen for to år ad gangen. Dog således, at 2 medlemmer det første år vælges for tre år for at sikre kontinuitet. Genvalg kan finde sted. Valgbare på generalforsamlingen er Foreningens medlemmer og disses ægtefæller/samlevere.

Stk. 2. Bestyrelsen vælger selv formand og kasserer blandt de valgte bestyrelsesmedlemmer.

Stk. 3. Generalforsamlingen vælger desuden tre suppleanter, der indtræder i be-styrelsen ved et bestyrelsesmedlems udtræden. Suppleanterne deltager i bestyrelsesmøderne.

Stk. 4. Det påhviler bestyrelsen at lede Foreningen i overensstemmelse med nærvæ-rende vedtægter, generalforsamlingens beslutninger og god foreningsskik i øvrigt.

Stk. 5. Bestyrelsens formand indkalder til bestyrelsesmøde, så ofte der er anledning hertil, samt når et medlem af bestyrelsen begærer dette.

Stk. 6. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst to medlemmer er til stede.

Stk. 7. Beslutninger træffes af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer ved simpel stemmeflerhed efter antal. Står stemmerne lige, er formandens stemme afgørende.

Stk. 8. Bestyrelsens beslutninger nedfældes i et referat, der udsendes til bestyrelsens medlemmer og godkendes på det efterfølgende bestyrelsesmøde.

Stk. 9. Bestyrelsen repræsenterer Foreningen som sådan og leder og bestyrer dens anliggender og dens formue. Bestyrelsens medlemmer forpligter Foreningen på gyldig måde og med bindende virkning ved underskrift af to i forening, hvoraf den ene er formanden. Ved almindelige ekspeditioner underskriver formanden alene på bestyrel-sens vegne, men orienterer den øvrige bestyrelse på nærmeste bestyrelsesmøde.

Stk. 10. Bestyrelsen tager de nødvendige initiativer til drift og vedligeholdelse mv. af den private fællesvej jf. § 2, stk. 2.

§7 Årsregnskab

Stk. 1. Foreningens regnskabsår er kalenderåret.

Stk. 2. Årsregnskabet sammenholdes med budget for året.

Stk. 3. Det af bestyrelsen vedtagne årsregnskab underskrives af bestyrelsen og påtegnes af revisor.

§8 Revision

Stk.1.Generalforsamlingen vælger en revisor, der reviderer Foreningens årsregnskab. Desuden vælger generalforsamlingen en revisorsuppleant. Både revisor og revisor-suppleant vælges for to år.

Stk. 2. Revisor har adgang til at efterse alle regnskabsbøger og beholdninger og kan fordre enhver oplysning, som revisor finder af betydning for udførelsen af sit hverv.

§9 Kapitalforhold

Stk. 1.Bestyrelsen udarbejder hvert år et budget, der viser Foreningens forventede indtægter og udgifter, og som forelægges generalforsamlingen til godkendelse. Vedrørende vejbelægning samt stikledninger skal budgettet indeholde den årlige afskrivning af disse samt en forklaring af afskrivningshorisonten samt hvorledes denne finansieres.

Stk. 2. Til dækning af Foreningens udgifter betaler medlemmerne et årligt kontingent, hvis størrelse fastsættes af generalforsamlingen på grundlag af det af bestyrelsen ud-arbejdede og af den ordinære generalforsamling godkendte driftsbudget.

Stk. 3. Kontingentet betales årligt forud.

Stk. 4. Efter godkendelse af årsregnskabet på generalforsamlingen skal restbidrag, der påhviler det enkelte medlem, indbetales til Foreningen senest 14 dage efter påkrav. I tilfælde af manglende betaling suspenderes stemmeret samt indsigelsesret indtil betaling har fundet sted.

Stk. 5. I tilfælde af uforudsete nødvendige udgifter i løbet af året er bestyrelsen be-myndiget til mod redegørelse, at opkræve ekstraordinære indbetalinger fra medlemmer.

Stk. 6. Foreningen skal, bortset fra en rimelig driftskapital, ikke oparbejde nogen for-mue. Det kan dog på en generalforsamling vedtages, at der skal ske henlæggelser til bestemte formål, f.eks. fornyelser, fremtidig vedligeholdelse og øvrige istandsættel-ser, og det kan på generalforsamlingen vedtages, at Foreningen optager lån, som dog kun må være til midlertidig finansiering af vedtagne arbejder. Henlæggelser skal med navn og beløb fremføres i følgende regnskaber.

Stk. 7. Foreningens kontante midler skal være anbragt i bank eller sparekasse eller på postgiro, dog skal det være bestyrelsen tilladt at have en kassebeholdning af en stør-relse, som er nødvendig for den daglige drift. Generalforsamlingen kan med det i § 5, stk. 15 og 16 beskrevne flertal beslutte, at Foreningens midler skal anbringes på anden måde.

§10 Anvendelse og renholdelse af fællesarealer

 Stk. 1. Foreningens fællesareal består af Borgevej. Borgevej med tilhørende anlæg skal anvendes i overensstemmelse med den til enhver tid gældende lokalplan for området, gældende lovgivning, eller en på en generalforsamling vedtaget ordensvedtægt.

Stk. 2. Renholdelse og beskæring af bevoksning på de farthindrende øer, der er etableret på Borgevej, forestås af de grundejere, hvis grund ligger ud til de farthindrende øer.

Stk. 3. Grundejerne er uberettigede til at opsætte skilte m.v. uden forudgående skriftlig godkendelse af bestyrelsen.

 §11 Vedligeholdelse

Stk. 1. Al normal vedligeholdelse, modernisering og fornyelse, jf. § 2, stk. 2, foranstal-tes af Foreningens bestyrelse for foreningens regning og afholdes af medlemmerne som en fælles udgift.

Stk. 2. Istandsættelser, der skyldes kørsel med tunge køretøjer i forbindelse med ny-byggeri, foretages for bygherrens regning.

Stk. 3. Enhver grundejer er forpligtet til at give de af bestyrelsen udpegede håndvær-kere adgang til sin ejendom, når dette er påkrævet af hensyn til arbejder som nævnt i § 11 stk. 1. og 2.

§12 Videreførelse af Ansvar

 Stk.1. Det påhviler det enkelte medlem at informere en ny ejer om fordele og forpligtelserne vedrørende Foreningen.

§13 Vedtægtsændringer

Stk. 1. Forslag om ændring af nærværende vedtægter kræver, at mindst 2/3 af samtlige stemme-berettigede medlemmer efter antal og efter fordelingstal  er repræsenteret på generalforsamlingen, og at forslaget vedtages med mindst 2/3 af samtlige stemmeberettigede medlemmer efter antal og efter fordelingstal i Foreningen. Blanke stemmer regnes som ikke afgivne stemmer. Er en sådan beslutning trufffet, uden det nødvendige 2/3 flertal indkalder bestyrelsen inden 14 dage en ny ekstraordinær generalforsamling, på hvilken forslaget kan vedtages med 2/3 af de afgivne stemmer efter antal og efter fordelingstal uden hensyn til, hvor mange medlemmer, der er til stede.

§14 Opløsning af Foreningen

 Stk. 1. Beslutning om Foreningens opløsning kan kun træffes på en generalforsamling. Såfremt 9/10 af de stemmeberettigede vedtager det. Til vedtagelse af et forslag om Foreninegn opløsning finder reglerne i § 13 anvendelse, idet dog 2/3 erstattes af 9/10.

Stk. 2. Ved Foreningens opløsning overdrages ansvaret for de vejarealer, som Foreningen vedrører, til Lyngby-Taarbæk Kommune.

Stk. 3. Foreningens formue deles lige mellem Foreningens medlemmer, dog med fradrag af eventuelle medlemsrestancer, medmindre anden beslutning træffes efter samme regler i denne §.

 §15 Kommunikation

Stk. 1. Bestyrelsen er berettiget til at fremsende alle dokumenter, meddelelser, indkaldelser, forslag, opkrævninger (bortset fra påkrav) mv digitalt, fremlagt via foreningens hjemmeside eller anden tilsvarende fildeling. Medlemmer, der er undtaget for Digital Post, eller hvor der foreligger andre særlige omstændigheder, har ret til at anmode bestyrelsen om, at al kommunikation, jf. § 15, overbringes eller omdeles med almindelig post til medlemmet.

Stk. 2. Meddelelser og dokumenter, som er sendt til den oplyste e-mail adresse eller tilsvarende digital kommunikation, skal anses som fremkommet til medlemmet, ligesom dokumenter fremlagt via Foreningens hjemmeside/anden fildeling skal anses som fremkommet. I sidstnævnte tilfælde skal der dog sendes digital meddelelse til medlemmet med henvisning til fremlagte dokumenter på hjemmesiden/anden tilsvarende fildeling.

Stk. 3. Bestyrelsen er, uanset stk. 1. – 3. berettiget til at give meddelelser mv. med almindelig post.