Forretningsorden

  • Bestyrelsen træder sammen umiddelbart efter generalforsamlingens afholdelse og vælger næstformand, kasserer og sekretær og konkretiserer hver enkelts opgaver.

  • Bestyrelsesmøder ledes af formanden og i hans fravær næstformanden.

  • Suppleanter har adgang, til og indkaldes til bestyrelsesmøderne med taleret, men har ikke stemmeret undtagen pågældende er indtrådt i et udtrådt bestyrelsesmedlems sted.

  • Bestyrelsesmøde indkaldes ved formandens/sekretærens foranstaltning, når formanden eller 4 medlemmer af bestyrelsen forlanger det, og tilstræbes en gang i kvartalet med angivelse af foreløbig dagsorden. Det tilstræbes, at mødeplanen for bestyrelsesmøder lægges for en længere periode ad gangen. Med mødeindkaldelsen, der i almindelighed udsendes mindst 7 dage før mødet, skal følge en dagsorden for dette. Bestyrelsesmedlemmer, der ønsker et punkt behandlet på mødet, meddeler normalt formanden dette mindst 14 dage før mødet.

  • Dagsordenen for et ordinært bestyrelsesmøde skal normalt indeholde følgende punkter:

    • Godkendelse af referat fra sidste møde
    • Overordnet status over foreningens virksomhed v/formanden/næstformanden.
    • Redegørelse for økonomi (budgetopfølgning) og likviditet.
    • Rapporter fra arbejdsudvalg mv. e. Øvrige eksterne og interne emner
    • Punkter til beslutning
    • Kommende møder
    • Eventuelt
  • Beslutninger kan i almindelighed kun træffes i sager, der er opført på dagsorden.

  • Et bestyrelsesmedlems forfald meddeles så hurtigt, som muligt til formanden. Er der tale om varigt forfald, indtræder en suppleant i pågældendes sted iht. Bestyrelsens bestemmelse.

  • Bestyrelsen er kun beslutningsdygtig, når alle bestyrelsesmedlemmer er indkaldt og mindst 2 af dem er til stede. Bestyrelsen beslutninger træffes ved simpel stemmeflerhed. Ved stemmelighed er formandens og i hans fravær næstformandens stemme afgørende. Et bestyrelsesmedlem kan kun stemme ved personlig deltagelse i mødet. Deltagelse pr telefon eller Skype er at sidestille med personlig deltagelse.

  • Et bestyrelsesmedlem må ikke deltage i drøftelser eller afstemninger angående spørgsmål mod vedkommende selv personligt eller vedkommendes husstand. Et bestyrelsesmedlem må ej hellere deltage i forhandlinger eller afstemning angående spørgsmål om aftale mellem foreningen og tredjemand eller angående søgsmål mod tredjemand, hvis han/hun har en interesse deri, som strider mod foreningens.

  • Bestyrelsen kan ved flertalsbeslutning på sagligt grundlag bestemme, at særligt følsomme anliggender behandles uden for referat. I så fald er bestyrelsens medlemmer forpligtet til at afholde sig fra at referere det diskuterede over for tredjemand eller offentligheden.

  • Sekretæren fører beslutningsreferat over bestyrelsesmøderne, hvilket skal indeholde oplysning om de tilstedeværende. Beslutninger opsummeres efter hvert punkt. Det skriftlige referat udsendes via mail til bestyrelsen, der snarest godkender. På følgende bestyrelsesmøde underskrives originalen af medlemmerne.

  • Sekretæren og kassereren varetager foreningens arkivfunktion dog således at regnskabsmateriale først udleveres til sekretæren efter regnskabet er godkendt.

  • Før hver ordinær generalforsamling gennemgås i bestyrelsen udkastet til formandens beretning for det forgangne år og et oplæg til foreningens politik for den kommende periode. Ligeledes gennemgås og underskrives foreningens årsregnskab. Ethvert bestyrelsesmedlem har ret til at indhente supplerende oplysninger og dokumentation hos revisor.

  • Henvendelser til bestyrelsen via hjemmesiden videresendes af webmaster til alle bestyrelsesmedlemmer og suppleanter. Alle opfordres til at svare på henvendelsen og give den øvrige bestyrelsen besked om at opgaven behandles. Svarfrist på henvendelser bør være så kort som mulig og kvittering skal under alle omstændigheder ske inden 3 uger.

  • Bestyrelsesmedlemmer og suppleanter modtager ingen honorar eller diæter for bestyrelsesarbejdet.

  • Internet og telefonudgifter godtgøres i henhold til Skat’s officielle sats på 2350kr årligt

  • I forbindelse med afholdelsen af bestyrelsesmøder dækker foreningen omkostningerne til servering af et efter omstændighederne enkelt måltid.